L’expérience d’un participant à un événement débute à la réception de l’invitation, puis conti-nue sur le site de votre manifestation lors de son entrée dans le parking. Rendre l’accès aisé fait partie intégrante d’une organisation efficace et de la satisfaction de vos invités. Pour prolonger cette expérience positive, il est crucial de faire appel à des hôtes et des hôtesses qualifiés.
Souvent commandés en dernière minute, vos hôtes et vos hôtesses sont cependant déterminants pour offrir une expérience unique aux participants de votre événement. En effet, c’est eux qui leur permettront de se sentir « uniques » et « spéciaux » en répondant à toutes leurs questions et demandes. Il est donc important de bien réfléchir aux profils souhaités, aux missions qu’ils/elles devront réaliser, à la mise en scène de l’accueil, de l’animation.
Présents tout au long de l’événement
Quand on pense hôtes ou hôtesses, on pense à parking, badges et accueil. Mais, ils peuvent être présents tout au long de votre événement pour, par exemple, pas-ser le micro lors des conférences, guider les participants aux différents workshops, répondre aux questions et remettre les cadeaux en fin de journée. Ainsi, leur tenue devra permettre de les différencier, non seulement pour pouvoir les identifier, mais également pour participer au look and feel de votre manifestation.
Comment recruter ses hôtes et hôtesses ?
Travaillez avec des agences spécialisées est certainement un atout. Elles ne vous offrent pas seulement du personnel for-mé et multilingue, et un choix de tenues varié, mais vous conseillent avant tout sur l’organisation générale de votre événe-ment et sur sa mise en scène. En fonction du genre d’événement ou d’animation (portes ouvertes, présence sur des foires), vous pourrez même aller plus loin et enga-ger votre audience avec des animations, des concours. Plus la demande est faite tôt, plus l’agence pourra « coller » ses propositions et son recrutement au pro-fil souhaité. Bien que très flexibles, les agences sont plus efficaces quand elles ont quelques semaines pour trouver les personnes adéquates.
L’importance du briefing
Il est tout d’abord important de répondre aux questions : quoi, où, quand, qui, pour-quoi et comment. Plus vous êtes précis, plus le personnel sera efficace. Précisez également le code vestimentaire qui doit être en adéquation avec le type d’évé-nement que vous organisez. Il peut être intéressant de rappeler votre corporate avec un foulard de couleur, par exemple. Le jour J, un briefing sur place permettra aux hôtes et hôtesses de s’imprégner de votre événement et de découvrir la confi-guration des lieux pour répondre au mieux aux questions de vos invités.
Les détails de dernière minute
Pour éviter tout retard et imprévu, réser-vez les hôtes et hôtesses une heure avant votre événement. Ainsi, ils auront le temps de repérer les lieux et de se préparer. Si possible, fournissez-leur un plan d’accès et réservez-leur des places de parking, ce qui évitera de gâcher de précieuses minutes.
Vos hôtes et hôtesses sont le fil conducteur de votre événement, c’est pourquoi il est important de soigner leur recrutement et le briefing. Se faire accompagner et conseiller par une agence spécialisée vous permettra d’augmenter l’impact de votre action/événement, de n’omettre aucun détail et de vous focaliser sur l’essentiel.